Gerenciar estoque nunca foi tarefa fácil. Ainda mais para quem tem várias empresas ou centros diferentes. É muito comum um veterinário ter uma clínica e um Petshop no mesmo estabelecimento e também não é raro uma empresa veterinária ter filiais com o objetivo de atender públicos de diferentes regiões.
Conforme as empresas se desdobram, os estoques se multiplicam. São vários produtos, de empresas distintas, que ficam acondicionados em um único espaço ou acabam espalhados pelas clínicas, dificultando tremendamente seu controle.
A compra de material em empresas veterinárias é frequente e despende somas significativas que farão muita diferença em seu resultado financeiro. Por isso, o controle do estoque e do consumo de insumos é essencial para se conquistar a tão desejada saúde financeira.
O controle de produtos deve ser diário, mensal e anual. Parece uma situação inatingível, porém, se você organizar produtos e locais desde o início, determinar os protocolos a serem seguidos por você e sua equipe e utilizar uma ferramenta que realmente lhe auxiliará nos registros, os processos funcionarão automaticamente e seus estoques ficarão sempre organizados, realizando verdadeiros milagres no momento de inventários periódicos.
Os tipos de produto que fazem parte do estoque de uma clínica são muito variados e muitos veterinários ficam com dúvida no momento de contabilizar o consumo dos insumos quando se deparam com seringas, algodão ou Propofol. Para facilitar o controle de seu estoque, você pode adotar uma regra que sempre me foi muito útil: A regra dos 3 sins. Na verdade, fui eu que inventei esta regra para me ajudar durante a organização dos estoques das minhas clínicas. Eu sempre tinha dúvidas sobre quais produtos eu deveria contabilizar unitariamente e quais não valiam a pena o trabalho. Então, decidi que faria o inventário de todos os produtos que tivessem pelo menos duas respostas “sim” para estas três perguntas:
O produto é caro?
O produto é fácil de contar?
O produto é de uso frequente?
Se pelo menos duas respostas fossem sim, eu deveria inventariar o produto, caso contrário, não seria necessário controla-lo com tanto rigor.
A adoção dessa regra é de grande valia, assim como determinar um lugar físico específico e determinar os processos relacionados ao seu estoque, mas não esqueça que toda esta organização deve ser registrada de forma ordenada e é neste momento que você deverá usar uma ferramenta que lhe permita introduzir dados de forma fácil e que lhe entregue informação de maneira clara para que a gestão de seu estoque seja eficiente.
Quais as vantagens em se ter um estoque estruturado?
Você diminuirá muito a perda de medicamentos por causa de vencimento de validade; melhorará seu fluxo de caixa, pois comprará os insumos apenas quando houver necessidade, diminuindo o acumulo de produtos nas prateleiras e otimizando espaço físico; controlará o uso desmedido de itens de utilização diária em sua clínica ou hospital; os benefícios são inúmeros e vão desde a racionalização das despesas até o aumento de seu tempo para cuidar dos pacientes.